Ein praktischer Leitfaden für Vorstände, die von Excel oder Papier auf eine zentrale Software umsteigen wollen.

Der Umstieg von verstreuten Excel-Listen oder Papierordnern auf eine zentrale Verwaltung wirkt oft größer, als er ist. Mit FF Admin lässt er sich in fünf überschaubaren Schritten angehen.

1. Bestandsaufnahme machen: Bevor irgendetwas eingerichtet wird: Sammelt, welche Daten aktuell existieren und wo sie liegen – Mitgliederlisten, Gerätebestand, Termine, Verteiler. Das muss nicht perfekt sein, aber ihr solltet wissen, was später übertragen werden soll.
2. Admin-Zugang einrichten: Über den Pfad /setup wird der erste Admin-Benutzer angelegt. Dieser Schritt ist nur einmal möglich – danach ist der Setup-Pfad automatisch gesperrt.
3. Rollen und Berechtigungen festlegen: Unter Benutzer > Rollen legt ihr fest, wer worauf Zugriff bekommt – zum Beispiel eigene Rollen für Vorstand, Gerätewart oder Schriftführer. Das lohnt sich, bevor weitere Personen eingeladen werden, damit jeder von Anfang an die passenden Rechte hat.
4. Mitglieder einladen: Unter Benutzer > Benutzer könnt ihr weitere Nutzerinnen und Nutzer einladen. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zur Einrichtung. Ein Tipp: Nicht alle auf einmal einladen, sondern zuerst mit einer kleinen Gruppe (z. B. dem Vorstand) starten und Feinheiten wie Rollen in Ruhe testen.
5. Den Alltag digitalisieren: Erst jetzt kommen die Funktionen dazu, die den Aufwand im Alltag wirklich senken: Kalender für Termine, Wartungspläne für Geräte und Fahrzeuge, Newsletter-Versand statt einzelner E-Mails. Am besten schrittweise einführen – eine Funktion nach der anderen, statt alles gleichzeitig umzustellen.

Der größte Fehler beim Umstieg ist meist, zu viel auf einmal zu wollen. Wer mit dem Kern (Mitglieder, Rollen, ein bis zwei zentrale Abläufe) startet, hat innerhalb weniger Wochen ein funktionierendes System – der Rest lässt sich in Ruhe ergänzen.